Tutoris Zusatzmodul
Zahlungsworkflow

Der Tutoris Zahlungsworkflow ermöglicht einen vollständig digitalen und strukturierten Rechnungsprozess. Innerhalb des Moduls können für die Benutzerinnen und Benutzer folgende Kompetenzstufen definiert werden:

• Vervollständigen (Kontieren)
• Sachliches Visum
• Finanzielles Visum 1 (mit definierbarer Betragslimite)
• Finanzielles Visum 2 (mit definierbarer Betragslimite)

Prozessablauf:

1. Rechnungserfassung
   Die eingehenden Rechnungen werden gescannt und über einen definierten Ordnerpfad an Tutoris übermittelt.
   Die PDF-Dateien enthalten alle relevanten Rechnungsinformationen (z. B. Zahlungsempfänger, Konto, Betrag, Referenzzeilen). Diese werden mittels OCR automatisch erkannt und stehen anschliessend in Tutoris für die Weiterverarbeitung bereit.
2. Kontierung und Prüfung
   Die Rechnungen werden im Fenster des Zahlungsworkflows kontiert. Alle relevanten Daten sowie der digitale Rechnungsbeleg werden übersichtlich angezeigt.
3. Visumsprozess
   Basierend auf der Organisationsstruktur und den definierten Kompetenzstufen durchlaufen die Rechnungen den elektronischen Freigabeprozess. Jede Stufe kann die Rechnung visieren und an die nächste Kompetenzstufe weiterleiten.
4. Finale Verbuchung
   Nach Abschluss des Zahlungsworkflows kann die Rechnung durch eine berechtigte Person endgültig verbucht werden. Der Rechnungsbeleg wird automatisch im entsprechenden Konto abgelegt.

Zusatzfunktionen

• Rechnungen können jederzeit abgelehnt oder an die vorherige Bearbeitungsstufe zurückgegeben werden.
• Outlook ist in den Zahlungsworkflow integriert – Benutzer werden automatisch per E-Mail über neue Rechnungseingänge informiert.