Stadt Schaffhausen – Wie gelingt eine erfolgreiche Softwareeinführung?
Die Einführung von Tutoris bei der Stadt Schaffhausen
Die Einführung von Tutoris in der Stadt Schaffhausen zeigt, wie vielschichtig und gleichzeitig bereichernd die Modernisierung eines Fallführungssystems sein kann. Als der Bereich Soziales der Stadt Schaffhausen 2020 beschloss, seine Prozesse zu digitalisieren, stand nicht nur eine technische Umstellung bevor, sondern ein grundsätzlicher Wandel im Arbeitsalltag.
Ziel war es, Abläufe zu vereinfachen, Transparenz zu schaffen und Informationen verlässlicher verfügbar zu machen. Nachdem Konzept, Systemeinrichtung und Migration erarbeitet waren, konnte Tutoris im Januar 2021 mit rund 55 Benutzerinnen und Benutzern erfolgreich in Betrieb gehen.
„Eine Softwareeinführung ist immer ein Veränderungsprozess. Entscheidend war, dass wir diesen Weg gemeinsam getragen und uns stetig abgestimmt haben.“
Barbara Roth
Kundenberaterin Tutoris
Risikofaktor Migration
Eine der zentralen Herausforderungen lag in der Migration der bestehenden Daten. Der Aufbau einer tragfähigen Zielstruktur, die fachliche Logik und technische Anforderungen verbindet, bildete dafür die Basis. Migration bedeutet immer auch, Gewohntes in eine neue Ordnung zu überführen – und genau hier kommt es auf präzise Abstimmung an. Die gemeinsame Analyse von Herkunftsdaten, Falltypen und gesetzlichen Dokumentationspflichten spielte eine entscheidende Rolle, um ein kohärentes und vertrauenswürdiges System aufzubauen, das den realen Bedarf der Mitarbeitenden abbildet.
Unerwartete Wendungen
Im Verlauf des Projekts traten – wie bei jeder Neueinführung – verschiedene unerwartete Wendungen auf. Anpassungen der Anforderungen, personelle Veränderungen oder fachliche Präzisierungen verlangten immer wieder eine Neuausrichtung. Besonders während der Pilotphase zeigte sich, wie schnell der Blick auf das Gesamtsystem verloren gehen kann, wenn Detailthemen zu stark in den Vordergrund rücken. Gerade diese Situationen erwiesen sich jedoch als wertvoll: Sie machten deutlich, welche Aspekte tatsächlich entscheidend sind, und halfen dem Projektteam, Prioritäten bewusster zu setzen und das Vorhaben stabil weiterzuführen.
„Wir erleben praktisch immer unerwartete Wendungen im Projekt. Hier gilt es, flexibel zu bleiben, die Machbarkeit im Sinne des Kunden zu prüfen, aber auch Grenzen aufzuzeigen“, so Barbara Roth, Kundenberaterin Tutoris.
Parallel zur technischen Implementierung entstanden die organisatorischen Voraussetzungen für den späteren Betrieb. Schlüsselpersonen wurden benannt, Verantwortlichkeiten verbindlich definiert und eine Zielorganisation für den Systemstart aufgebaut. Nach dem Go-Live unterstützte eine intensive Begleitung die Teams dabei, Unsicherheiten abzubauen, Fragen zu klären und Routinen zu entwickeln, die für den stabilen Betrieb notwendig sind.
„Ein Projekt dieser Grösse gelingt nur, wenn alle Beteiligten Verantwortung übernehmen und gemeinsam dranbleiben. Genau das hat den Erfolg in Schaffhausen möglich gemacht.“
Markus Tanner
Bereichsleitung Soziales bei der Stadt Schaffhausen
Wie gelingt ein Projekterfolg?
Der Erfolg des Projekts zeigt, dass die Einführung einer neuen Software weit über technische Aspekte hinausgeht. Sie verlangt klare Strukturen, konsequente Entscheidungen, ausreichend Ressourcen und die Bereitschaft, auf neue Situationen zu reagieren. Ebenso wesentlich sind gemeinsam formulierte Abnahmekriterien sowie ein schrittweises Vorgehen bei der Integration von Schnittstellen, Modulen und Prozessen wie Falldokumentation, Rechnungsworkflow oder Dokumentenverteilung. Erst diese Kombination macht die Einführung nachhaltig wirksam.
Zitat Markus Tanner: «Eine neue Software bedeutet auch die Implementierung von teilweise vollkommen neuen Prozessen und ist ein Kraftakt. Dies benötigt eine umsichtige Planung, Durchhaltevermögen und entsprechende Ressourcen. Wir konnten diesen Prozess auch dank der Begleitung durch Infogate gemeinsam sehr gut meistern.»
Die Zusammenarbeit zwischen der Stadt Schaffhausen und Infogate zeigte, wie viel erreicht werden kann, wenn Fachwissen, Engagement und ein gemeinsames Ziel aufeinandertreffen. Durch kontinuierliche Abstimmung und eine realistische Einschätzung von Aufwand und Prioritäten entstand ein System, das fachlich nachvollziehbar, technisch stabil und im Arbeitsalltag gut nutzbar ist. Vor allem aber machte das Projekt deutlich, dass Digitalisierung dann gelingt, wenn beide Seiten bereit sind, Verantwortung zu übernehmen, offen zu kommunizieren und Herausforderungen gemeinsam anzugehen. Das Ergebnis ist eine Lösung, die den Mitarbeitenden im Bereich Soziales echten Mehrwert bietet und die Effizienzsteigerung ermöglicht, die sie verspricht.
Samuel Haslauer (Fallführung) und Chiara Grob (Sachbearbeitung) haben sich schnell in Tutoris eingearbeitet und nutzen es heute ganz selbstverständlich im Alltag.
