Von Papier zu Performance: Zahlungsworkflow & Dokumentenverteilung bei der Stadt Luzern
Die Sozialen Dienste der Stadt Luzern setzen auf eine konsequent digitale Rechnungs- und Dokumentenverarbeitung.
Durch die Kombination der Tutoris Zusatzmodule Zahlungsworkflow und Dokumentenverteilung – erweitert um die Lösungen DocProStar von TCG und ImageWare – entsteht ein durchgängiger, effizienter und revisionssicherer Prozess vom Posteingang bis zur automatisierten Archivierung.
Digitaler Zahlungsworkflow mit DocProStar und CMI DMS
Eingescannte Rechnungen werden im ersten Schritt mit DocProStar von TCG verarbeitet. Dabei erkennt das System automatisch Klienten und Kreditoren, soweit diese Informationen verfügbar sind. Anschliessend werden die Rechnungsdaten über eine Schnittstelle an Tutoris übergeben und stehen dort im Modul Zahlungsworkflow zur Verfügung. Die Rechnungs-PDFs werden parallel im CMI DMS revisionssicher abgelegt. Sind Rechnungen noch nicht vollständig kontiert, können sie im Zahlungsworkflow ergänzt werden, bevor sie den definierten Freigabeprozess bis zur endgültigen Verbuchung auf dem Klientenkonto durchlaufen.
Strukturierte Dokumentenverteilung mit ImageWare und Tutoris
Für die Dokumentenverteilung nutzen die Sozialen Dienste die Scanning- und Capture-Lösung von ImageWare. Eingehende Dokumente und E-Mails werden automatisch erkannt, klassifiziert und dem richtigen Klienten oder Dossier zugeordnet. Die Dokumente inklusive Metadaten werden an Tutoris übergeben und im Modul Dokumentenverteilung zur Ablage bereitgestellt. Mit dem Speichern im entsprechenden Dossier werden die Dokumente revisionssicher im CMI DMS archiviert – übersichtlich, nachvollziehbar und jederzeit auffindbar.
Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz im Tagesgeschäft
Das Zusammenspiel von Zahlungsworkflow, Dokumentenverteilung, DocProStar, ImageWare und CMI DMS bietet den Sozialen Diensten der Stadt Luzern eine moderne und zukunftssichere Lösung. Alle Verarbeitungsschritte – von der Erfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung – sind klar dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar. Automatisierte Abläufe reduzieren den manuellen Aufwand, verbessern die Datenqualität und entlasten die Mitarbeitenden spürbar im täglichen Arbeitsalltag.
„Die enge Zusammenarbeit mit der Stadt Luzern hat es uns ermöglicht, passgenaue Lösungen zu entwickeln und die Digitalisierung gemeinsam voranzutreiben.“
Eduard Meusburger
Leiter Entwicklung, Infogate AG
„Das gemeinsame Projekt hat gezeigt, wie Digitalisierung echten Mehrwert schafft: weniger Fehler, klar definierte und vereinfachte Abläufe, mehr Übersicht und eine spürbare Entlastung für unser gesamtes Team.“
Felix Föhn, Leiter Soziale Dienste, Stadt Luzern
